Archiviazione documenti: come gestire i faldoni aziendali

Gestire l’archivio aziendale della propria società non è un compito facile e porta con sé tante responsabilità, dato che parliamo di faldoni e documenti importanti e ufficiali, che devo poter essere all’occorrenza rintracciati e prelevati con facilità. L’archiviazione dei faldoni, quindi di documenti cartacei, ha come criticità l’occupare molto spazio, l’elevata probabilità di disordine e la difficoltà di posizionamento, visto che di mese in mese crescono le dimensioni dell’archivio.

Un’attenta pianificazione e organizzazione, permette di gestire l'archivio dei documenti in modo efficiente e senza stress. In questo articolo sveleremo qualche trucco per evitare lo smarrimento di documenti e minimizzare il tempo necessario per recuperarli.

Come organizzare l'archivio?

Il primo passo per gestire l'archivio dei documenti cartacei in maniera ottimale è organizzare i documenti per mese e anno. In questo modo, i documenti saranno divisi in modo logico e potranno essere facilmente recuperati quando necessario da parte di qualsiasi dipendente dell’azienda. È inoltre essenziale etichettare l’esterno di ogni faldone con il nome del cliente che rappresenta.

Un metodo efficace per la rapida consultazione è l'archiviazione in raccoglitori. In questo caso, ogni raccoglitore è etichettato con il mese e l'anno corrispondente. I documenti vengono poi disposti all'interno del raccoglitore in ordine cronologico.

Dove posizionare i faldoni?

Un'altra sfida quando si tratta di archiviare documenti cartacei è la quantità di spazio fisico che tale archivio occupa: è a questo punto essenziale minimizzare lo spazio necessario e posizionarlo in un punto sempre accessibile dove i faldoni non danno fastidio a nessuno e non sottraggono spazio che potrebbe essere utilizzato in altre maniere (es. per una scrivania dove lavorare).

Una soluzione a questo problema è l'utilizzo di scatole in cartone 40x30x30. Le scatole di archiviazione sono una buona opzione in quanto sono appositamente concepite per l’archiviazione documenti. Inoltre, possiamo etichettare la scatola all’esterno con anno e mese di riferimento e il recupero di materiale sarà istantaneo. Le scatole permettono inoltre di proteggere i documenti da eventuali danneggiamenti e di raccoglierli in maniera ancor più semplice e puntuale.

Come e dove riporre l'archivio aziendale?

Una volta che i documenti sono stati organizzati e inscatolati, il passo successivo è trovare uno spazio adatto per riporli. L’essenziale è trovare uno spazio asciutto, sicuro e accessibile e in caso di necessità.

In commercio esistono molteplici tipologie di scaffalatura, che possono essere riposte anche a parete. Potrete dunque sfruttare il perimetro alto di uno sgabuzzino o posizionare le scatole su una serie di mensole, posizionate nelle parti degli uffici meno “trafficate”.

Se l'archivio dei documenti occupa troppo spazio nell'ufficio, potete anche considerare l'utilizzo di uno spazio dedicato alla conservazione dei faldoni. Puoi dunque contattare un self storage e ascoltare la loro proposta: preferisci le aziende che offrono un servizio di inventario preciso e sempre consultabile, spazi asciutti e sicuri e abbiano già uno spazio nei loro depositi a questo riservato. Se possibile, assicurati anche che possano occuparsi del trasporto e di consegne parziali nel corso della giacenza.

Ricordati di smaltire l'archivio aziendale!

La conservazione dei documenti dell'azienda è sicuramente essenziale, ma conservare faldoni e raccoglitori inutili è una perdita di tempo, soldi e spazio. Se decidi di affidarti ad un self storage selezionane uno che possa occuparsi di deposito per aziende e che possa provvedere anche allo smaltimento al termine del periodo di conservazione necessario (10 anni dalla data dell'ultima registrazione). Se hai invece deciso di occupartene direttamente effettua controlli ciclici e smaltisci di volta in volta il materiale obsoleto. La divisione per mese e anno è cruciale anche per questa finalità.

Se oltre archivio cartaceo di documenti aziendali hai anche altre scorte di prodotti da gestire, consulta il nostro blog per capire come farlo al meglio!

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Al momento del ritiro redigeremo un inventario digitale sempre accessibile attraverso il quale puoi consultare e chiedere indietro i documenti in caso di necessità. Inoltre, ci occupiamo di tutto noi: dall’inscatolamento al trasporto fino alla consegna o allo smaltimento archivio aziendale finale! Non sei ancora sicuro di volerci scegliere? Leggi l'articolo e scopri perché siamo la miglior soluzione per la tua esigenza!

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